1.各组团单位根据工作需要，每年12月10日前制订下一年度因公临时出国计划(包括参加中央、省组织的双跨团组和国外培训)，并向江门市外事侨务局(以下简称“市外侨局”)报备。未按规定报备的单位，市外侨局不予受理其因公出国申请。如遇特殊情况需安排计划外出国的，须报市政府审批同意后方可组团。
2.因公临时出国经费全部纳入预算管理。
1.因公临时出国的组团单位在办理正式报批手续前，应填写《江门市因公出国团组预审情况表，如实申报拟出访国家、出发时间、在外停留天数、人数、邀请单位、出访任务、人员构成及分工等基本情况，由江门市外侨局出具预审意见后再组团。参加中央、省组织的双跨团组，由参团单位填写此表。
2.已通过预审的团组，组团单位和参团单位填写《江门市因公出访团组行前公示表，通过内部局域网、公开栏等便于本单位或本系统人员知晓的方式如实公示有关团组和人员信息，公示期限原则上不少于5个工作日。
3.组团单位和参团单位填写《因公临时出国人员备案表，按干部管理权限报组织人事部门备案，报备期限原则上不能少于7个工作日。
4.组团单位凭江门市外侨局出具的《因公临时出国任务和预算审批意见表、《XX年单批组团因公出国(境)经费审核表和出访行程到各级财政部门办理因公出国经费审核手续。因公出国经费由人员派出单位负责的，由组团单位汇总各人员派出单位的《XX年单批组团因公出国(境)经费审核表后统一报各级财政部门审批。
(一)报批
1.报批材料
须办理任务批件的团组：
(1)团组成员身份证复印件1份(正反面，复在同一张纸上);
(2)因公临时出访报批件1份(处级及以上团组须分管市领导在表格的“主管单位意见”栏签批);
(3)江门市人民政府出国赴港澳任务批件3份(处级及以下经济类团组，所有资料须打印);
或广东省因公出国任务批件4份(厅级及非经济类团组，所有资料须打印);
(4)申办出国请示1份(附出访人员名单、行程安排);
(5)因公临时出国任务和预算审批意见表1份;
(6)《江门市因公出访团组公示情况登记表1份;
(7)团组成员《因公临时出国人员备案表各1份;
(8)出访国发出的有效邀请信复印件(中外文对照);
(9)参团单位出具的同意函(市/区管干部出访须经分管市/区领导签名同意)。
须办理同意函或审核意见函的双跨团组：
(1)中央或省组团单位的组团通知书复印件;
(2)国家或省外专局的批复(培训类团组)
或省外办的预审意见函(访问类团组);
(3)参团人员的身份证复印件1份(正反面);
(4)申办出国请示1份(处级及以上人员须经分管市领导同意);
(5)因公临时出国任务和预算审批意见表1份;
(6)《江门市因公出访团组公示情况登记表1份;
(7)《因公临时出国人员备案表1份。
2.报批程序
详见《办理因公临时出国审批、办证手续流程图。
(二)办证
1.办证材料
只办护照：
(1)团组成员已有的有效护照及需要注销的护照;
(2)相片(与电子护照回执一致的光面、免冠、白底正面大一寸彩色半身近照一张，背面写上姓名，已有有效护照者无需提供);
(3)任务批件原件(由外交部统办签证的，须另外提供复印件2份)。如属下列情况的，另须提供以下批件的1份复印件(由外交部统办签证的须2份)：如出访任务是参加培训的，须提供国家外国专家局的同意批复或与外方签订的技术培训合同;如出访任务是参加展览的，须提供国家贸促会或科技部的同意批复;如出访任务是文艺演出的(80人以上演出团组、杂技团整团出访演出)，须提供文化部的同意批复;如出访任务是参加国际体育比赛、体育交流活动或体育记者采访国际体育赛事的，须提供国家体育总局的同意批复(由省外办审批，无需外交部统办出访国家签证的团组可免于提供);
(4)任务通知书原件(由省外办审批的可免于提供);
(5)团组成员身份证正反面复印件;
(6)因公电子护照《数字相片回执(需出访人本人用中文亲笔签名，相片检测结果三个月内有效，回执打印在A4纸上，每人1张，已有有效护照者无需提供);
办理护照签证：
(1)团组成员已有的有效护照及需要注销的护照;
(2)相片(与电子护照回执一致的光面、免冠、白底正面大一寸彩色半身近照一张，背面写上姓名，已有有效护照者无需提供);
(3)任务批件原件(由外交部统办签证的，须另外提供复印件2份)。如属下列情况的，另须提供以下批件的1份复印件(由外交部统办签证的须2份)：如出访任务是参加培训的，须提供国家外国专家局的同意批复或与外方签订的技术培训合同;如出访任务是参加展览的，须提供国家贸促会或科技部的同意批复;如出访任务是文艺演出的(80人以上演出团组、杂技团整团出访演出)，须提供文化部的同意批复;如出访任务是参加国际体育比赛、体育交流活动或体育记者采访国际体育赛事的，须提供国家体育总局的同意批复(由省外办审批，无需外交部统办出访国家签证的团组可免于提供);
(4)团组成员身份证正反面复印件;
(5)盖有派遣部门公章的《邀请单位审核确认函;
(6)所有出访国家邀请信复印件(由省外办审批的可免于提供);
(7)因公电子护照《数字相片回执(需出访人本人用中文亲笔签名，相片检测结果三个月内有效，回执打印在A4纸上，每人1张，已有有效护照者无需提供);
(8)外国驻华使领馆要求提供的《出访人员情况表(每人1份，可咨询我局办证服务中心前台，电话：3503750，以最新要求为准);
(9)外国驻华使领馆要求提供的签证材料(可查阅广东省外办网站《网上办事大厅和《各国签证要求等栏目，网址www.gdfao.gov.cn，或咨询我局办证服务中心前台，电话：3503750，以最新要求为准)。
1.组团单位和派出单位要坚持谁派出、谁负责和谁审批、谁负责，自觉执行外事管理规定，严格按照出访任务和有关规定组团派团，严禁弄虚作假。出访请示件签发人对组团和派团负有直接责任，要严格审核把关。在出访请示件审核审批过程中，上级外事部门要求作出书面补充说明的，有关说明须由该出访请示件签发人或其委托人员签发。组团单位要采取集中形式对团组全体人员进行行前教育。
2.厅局级以下出访团组回国后应在1个月内在单位内部公布行前公示内容的实际执行情况和出访报告，并将出访报告交由团长签报外事部门。未按规定公示公开或逾期不报的单位或个人，外事部门将暂停审核审批其出国执行任务。