档案收集工作的主要形式。档案馆(室)按有关规定，通过例行制度和手续集中档案的工作。是丰富馆(室)藏的基本途径。《中华人民共和国档案法实施办法》等法规规定：档案室定期接收本机关、团体、企事业单位在工作活动中形成的具有保存价值的文件;中央级及省(直辖市、自治区)级档案馆接收本级各机关、团体及其所属单位在本单位保存了20年左右具有永久保存价值的档案;地级市(地区、州、盟)级及县(县级市、旗)级档案馆接收本级各机关、团体及其所属单位在本单位保存了10年左右具有永久保存价值和部分具有定期保存价值的档案;各级档案馆接收属于法定接收范围内的撤销单位档案和中华人民共和国成立前的历史档案。
1、申请开具《调档函》
委托存档人员可到其户籍所在地或现工作单位所在地公共就业和人才服务机构申请开具《调档函》，并提供如下材料：
(1)存档人员填写《流动人员人事档案托管申请》、《流动人员人事档案管理登记表》;
(2)在户籍所在地存档的需提供身份证、户口本原件，辞职、辞退或解除(终止)劳动合同等证明原件;
(3)在工作单位所在地存档的须提供现工作单位劳动合同等证明原件。
2、接收、审核档案材料
(1)送达方式：通过机要交通或派专人转递，严禁个人自带档案;
(2)接收、审核：档案管理人员须对档案进行认真细致的拆封核对，确认档案袋及档案封条完好无损，封条上应有原存档单位公章，以确保档案材料真实可靠、完整齐全。对不符合要求的档案，予以退回。
另外，根据人力资源社会保障部办公厅《关于简化优化流动人员人事档案管理服务的通知》(人社厅发〔2016〕75号)文件规定：
“实行档案接收告知承诺制。档案管理服务机构在接收档案时，要本着实事求是、便民利民的原则，对缺少材料的实行告知承诺制。要认真审核和甄别档案材料，对缺少关键材料的，一次性告知所缺材料及其可能造成的影响，经本人作出书面知情说明、承诺补充材料后予以接收，或与原工作单位协商退回并补充材料。对缺少非关键材料的，采取先存后补方式予以接收。关键材料一般是指用于核定存档人的出生日期、参加工作时间、入党时间、学历学位、工作经历等重要信息的材料。”