1、应当专项用于物业共用部位、共用设施设备保修期满后的维修、更新和改造。
2、占受益范围内建筑物总面积和总业主人数均在三分之二以上的业主签名同意。
使用申请人对申请资料的真实性、合法性、有效性负责。申请人隐瞒真实情况或提供虚假材料的，依法承担相应法律责任。
(1)制定方案。物业服务企业根据项目日常管理、查勘及业主报修情况，制定维修计划。根据维修内容，由物业服务企业和业主委员会初步确定工程预算费用。维修方案确定后，物业服务企业可登陆天津市房屋维修资金使用管理系统(www.tjwxzj.com.cn)进行注册登记，登记后在“使用管理系统”中填写、打印《维修和更新、改造方案》，并由业主委员会和物业服务企业双方签字盖章确认。
(2)业主确认。物业服务企业在业主委员会的监督、配合下，将维修和更新、改造工程方案征求相关业主书面意见，达到双三分之二以上的业主同意后，将维修和更新改造方案、业主签字表决结果以及工程预算审价结果在小区明显位置公示不少于7天。
(3)办理备案。公示期满后，物业服务企业应持相关要件，到项目所在地的区县房地产管理局物业办办理专项维修资金使用备案手续。要件齐全的，区县物业办到项目现场查勘、确认后,出具《专项维修资金使用备案证明》。